Один из топ-менеджеров банка, в котором я работал, научил меня задавать самому себе вопрос: «С чем я уйду после совещания? С каким результатом?». Оказавшись на совещании, на котором тема абстрактна, повестка не точна или имеет общий круг вопросов, важно задать три вопроса.
- Какие вопросы мы поставим перед собой? Важно понимать — на чем мы фокусируемся, что еще осталось за пределами нашего внимания.
Если пропустить этот шаг, может случиться так, что по некоторым важнейшим вопросам обозначенной повестки не будет принято решение. Это значит, нужно будет вернуться к обсуждению снова, будет потеряно время. Чтобы рассмотреть тему всесторонне, стоит заранее подумать, вспомнить, что ещё не предусмотрели или не прояснили, разложить слоям.
- Какие решения по ним мы примем? Важно рассмотреть альтернативы, оценить трудозатраты, затраты денег и времени, адекватность решения — соответствие ситуации, инфраструктуре и прочим обстоятельствам.
Хорошо, когда высказываемое мнение основано на знании вопроса или предметной области. Для этого нужно готовиться, чтобы лично принести пользу на совещании и, в конечном счете, сообща принять решения.
- Как мы будем реализовывать принятые решения? Важно не просто назначить ответственных и сроки, а продумать, что имеет значение для того, чтобы задача была реализована и достигнуты цели, какие есть риски и возможности, где на что нужно повлиять.
Часто используемая триада задача-ответственный-сроки не работает как инструмент управления изменениями. Она не учитывает сложность подготовки, проектирования, привлечения внешней экспертизы, наличия бюджета и многих других факторов. При отсутствии информации для принятия решения на месте, лучшим решением будет определить провести аналитическую работу.
В итоге — краткий, но точный протокол: что, когда, каким образом, кто, в какое время.