После того, как исследован процесс, определены показатели, на которые нужно ориентироваться, происходит переход на следующий шаг — рассмотреть возможности улучшить процесс. Какие способы и методы могут быть применены? Как быстро найти возможности?
Качественно и быстро пройти этот шаг поможет следующий ниже набор способов.
Первый. Сделать процесс идеальным. Организовать его таким образом, чтобы требовалось приложить минимум усилий или чтобы работа выполнялась сама.
Банк внедрил использование моделей для принятия решений по кредитованию организаций за 7 минут без использования труда андеррайтеров. Клиент отправляет заявку через интернет и моментально получает решение.
Второй. Заменить элементы процесса или сервиса: выполняемые действия, используемые материалы, действующие правила, форму документа или материала, участников процесса.
Используемая роботизация основана именно на этом принципе — робот «запоминает» действия человека и «забирает» рутину на себя. Выполнение процесса становится стабильнее.
Третий. Скомбинировать части процесса или элементы системы для решения проблемы или усиления взаимодействия внутри процесса.
На этом методе построены кросс-функциональные команды, участники находятся в едином информационном поле, дополняют друг друга профессиональными компетенциями, работают на единую цель. Благодаря этой комбинации возникает синергия.
Четвертый. Адаптировать процесс, продукт, инструментарий или решение под клиентов, под имеющуюся инфраструктуру, под доступный объём ресурсов, под действующий порядок. Подробнее про адаптацию под клиента в статье о том, как сделать бизнес-процесс оптимальным, про адаптацию под текущее устройство в статье про постановку рабочего процесса.
Пятый. Модифицировать элементы процесса. От точечных улучшений до технологических изменений, пришедших извне.
Входной контроль в театрах стал бесконтактным, достаточно показать QR-код. Заполнение заявки на услуги на сайтах стало быстрее, система подставляет данные в анкету из открытых источников. Контроль технологии выпечки пиццы стал контролироваться искусственным интеллектом — программа анализирует внешний вид готовой пиццы.
Шестой. Устранить или свести к минимуму негативные проявления и риски. Каким образом: упростить процесс, сделать так, чтобы ошибиться было невозможно, перенести риск, обновить правила, сделать правила точечными и применимыми, обеспечить бесперебойность.
Для защиты серверов от отключения питания используют аккумуляторы или дизельные станции. До сдачи документов может выполняться предварительная проверка на сайте корректности указанных данных.
Седьмой. Изменить последовательность действий: ввести итерации, квалификационный отбор, параллельное выполнение, прохождение по критическому пути в первую очередь, выполнение в обратном порядке или построить процес «наоборот».
На одном из заводов Генри Форд платил сервисной бригаде за то… что они отдыхали! Каждая остановка конвейера приносила огромные убытки, поэтому было принято решение начислять зарплату только за тот период, когда бригада находилась в комнате отдыха.
Хорошее решение нужно выдумать, а лучшее — увидеть!